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Prozessdokumentation: Schritt 3 zur Digitalisierung

Prozessdokumentation

Nachdem viel Energie in die Analyse und Optimierung der Unternehmensprozesse geflossen ist, steht ein oft stiefmütterlich behandelter Teil der Prozessoptimierung an: Die Prozessdokumentation.
Doch diese Aufgabe ist viel wichtiger als man meinen möchte. Eine gute Prozessdokumentation visualisiert nicht nur die aktuellen Arbeitsabläufe in einem Unternehmen, sie ist auch Grundstock für die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse.

Nur gelebte Prozesse sind auch optimale Prozesse.

Warum Prozesse dokumentieren?

Unternehmensprozesse sind nicht nur Theorie, sondern werden täglich von allen Mitarbeitern in einem Unternehmen gelebt. Wenn man die Arbeit auf sich nimmt und ein Projekt zur Prozessoptimierung durchführt, sollte man die Ergebnisse auch festhalten. Dies dient zum einen dazu die ausgearbeiteten Prozesse zentral einsehbar zu machen, zum anderen sollen alle an einem Prozess beteiligten Personen wissen wie der Workflow zu handhaben ist.
Natürlich sind einmal definierte Prozesse nicht in Stein gemeißelt. Die Prozessdokumentation muss genauso gepflegt werden wie alle anderen Dokumente. Nur dann kann garantiert werden, dass auch die tatsächlich gelebten Prozesse abgebildet sind.
Hierzu empfiehlt es sich, je nach Unternehmensgröße, einen oder mehrere Prozessverantwortliche zu ernennen. Diese Prozessverantwortlichen sind auch für die Dokumentation verantwortlich.

Prozesse zum Leben erwecken

Viele Unternehmen stecken unzählige Ressourcen in Projekte zur Prozessoptimierung. Dort werden optimale Unternehmensprozesse ausgearbeitet, theoretisch für gut befunden und dokumentiert. Oft fehlt die Verbindung zu den Mitarbeitern, die diese Prozesse ausführen sollen. Sie akzeptieren benötigte Umstellungen nur schwer und führen diese nicht aus. Eines steht jedoch fest: „Nur gelebte Prozesse sind auch optimale Prozesse.“
Darum ist es sinnvoll die Mitarbeiter, die von einer Prozessumstellung betroffen sind, auch in die Optimierungsmaßnahmen einzubeziehen. Die Dokumentation bildet dann die tatsächlichen Workflows ab.
Lassen Sie bei der Dokumentation Spielraum für freie Entscheidungen. Vor allem bei Prozessen die Menschen und keine Maschinen durchführen. Die Dokumentation wird dadurch weniger komplex und ist einfacher zu warten.

Prozessdokumentation als Einstieg für neue Mitarbeiter

Eine gut aufgebaute Prozessdokumentation ist ein perfekter Einstieg für neue Mitarbeiter. Wenn diese einen „schriftlichen“ oder digitalen Überblick über die Arbeitsweisen in ihrer neuen Abteilung bekommen, ist das nur von Vorteil. Gerade wenn man neu in einem Unternehmen ist, beugt ein dokumentierter Leitfaden unangenehme Situationen vor.
Dokumentierte Prozesse für Einschulungsmaßnahmen, inklusive Ausstattung der Arbeitsplätze, helfen sowohl neuen Mitarbeitern als auch den Personen die diese einschulen.

Fazit

Das Optimieren und Dokumentieren von Geschäftsprozessen kostet viele Ressourcen und Energie. Wichtig ist, dass beides gelebt und akzeptiert wird. Das gewährleistet, dass Unternehmensprozesse mit der Entwicklung des Unternehmens mitwachsen und sich dynamisch neuen Herausforderungen anpassen. Dies muss auch für die Dokumentation gelten. Einerseits um aktuellen Mitarbeitern bei Unsicherheiten zu unterstützen, anderseits um neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen zu erleichtern.

Die Prozessdokumentation ist ein weiterer wichtiger Schritt zu einer erfolgreichen Digitalisierung.

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Autor: Bruno Handler (AXAVIA Software GmbH – Marketing & Sales)