DMS als Effizienzboost in der Projektorganisation

DMS Effizienzboost

Dokumentenmanagement als Effizienzboost

Ein einzigartiges Merkmal im Anlagenbau ist die extreme Flut an Dokumenten. Vom Engineering bis zur Inbetriebnahme entsteht ein schier unüberschaubarer Berg an Dateien. Mit einer Vielzahl an Revisionen und komplexen Freigabeprozessen, welche auch über Unternehmensgrenzen hinausgehen, ist deren Verwaltung eine echte Herausforderung. Insbesondere bei Großprojekten brauchen Unternehmen Werkzeuge, mit denen diese Herausforderung gemeistert werden können.

Dokumente vom Kunden sollen leicht eingepflegt werden können und auch die eigenen Softwareprodukte müssen in das DMS integriert werden.

Dokumentenverwaltung

Dokumente vom Kunden sollen leicht eingepflegt werden können und auch die eigenen Softwareprodukte müssen in das DMS integriert werden. Oftmals werden wichtige Daten eines Projektes an verschiedenen Orten verwaltet. So tummeln sich diese in E-Mail-Programmen, auf Serverlaufwerken, lokalen Festplatten oder in Datenstrukturen verschiedener Softwareprodukte.
Um Engineeringprojekte effizient und fehlerfrei durchführen zu können, ist es elementar, dass alle notwendigen Daten schnell und von jedermann gefunden werden. Somit eignet sich ein zentrales Dokumentenmanagementsystem perfekt für diese Aufgabe.
Durch eine gut dokumentierte Kommunikation, inklusive automatisiert generierter Transmittals, Prüfzeugnisverwaltungen oder Zertifikatstempelungen, vermeidet man Missverständnisse und reduziert Fehlerquellen.

Das Einhalten von Richtlinien

Natürlich sind Richtlinien wie KKS, AKS, usw. vom DMS zu berücksichtigen. Diese Richtlinien geben einen gemeinsamen Standard für die Dokumentenverwaltung und Bezeichnung an. Halten sich alle Beteiligten an diese Standards, profitiert die Zusammenarbeit mit externen Firmen, Lieferanten und Auftraggebern.

Revisionen und Freigaben

Besonders wichtig sind Freigabeprozesse und die Verwaltung von Revisionen und Versionen. So verliert man bei Änderungen nie den Überblick. Das Originaldokument bleibt unberührt und gibt so Sicherheit über den Ursprung und die Richtigkeit der Dokumente. Außerdem lässt sich so die Änderungshistorie nachvollziehen und sicherstellen, dass auch die aktuellsten Dokumente im Umlauf sind.

Weitergabe und Zusammenarbeit

Nicht zu unterschätzen ist eine effiziente, möglichst integrierte Kommunikation mit Kunden und Lieferanten via Web-Portal oder E-Mail. In einer digitalisierten Welt ist die schnelle Weitergabe von Dokumenten über Web ein wichtiger Bestandteil einer DMS-Software. So verringern sich Projektlaufzeiten und Kunden sowie Lieferanten sind jederzeit up to date.
In diesem Zusammenhang sollte das DMS Dokumentensätze bilden können. Dabei werden Dokumente aus verschiedenen Quellen gesammelt und gemeinsam weitergegeben. Was zunächst einfach klingt, kann in einer Datenbank mit tausenden Dokumenten, ohne softwareseitiger Unterstützung, zur Herkulesaufgabe werden.
Diese Funktionalität ermöglicht auch auf Knopfdruck Gesamtdokumentationen zu erstellen und diese an den Kunden zu übergeben.

Fazit

In der Praxis wird immer noch versucht kostengünstig mit unendlich langen Excel-Listen auszukommen. Die Folgekosten einer falschen Zeichnungsrevision in der Montage werden unterschätzt. Wie lange wollen Unternehmer noch warten, bevor Sie ihre Dokumente mit modernen DMS-Lösungen in den Griff bekommen?

Eine DMS-Software trägt einen großen Beitrag zur Effizienz Ihrer Projekte.

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Autor: Bruno Handler (AXAVIA Software GmbH – Marketing & Sales)