Schluss mit Dokumentenchaos

Mit dem Dokumentenmanagementsystem von AXAVIA finden Sie Ihre Dokumente ab sofort auf Anhieb. Und zwar in der richtigen Version.

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Wie managen Sie Ihre Dokumente?

Bei der Abwicklung von technischen Projekten steigt die Flut an Dokumenten schier ins Unendliche. Hier die Aktualität von Dokumenten sicherzustellen und Redundanzen auszuschließen, stellen eine immense Herausforderung dar. Hinzu kommt, dass von überall ein Zugriff auf die Dokumente gewährleistet sein soll. AXAVIAseries enthält ein integriertes Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung Ihrer Dokumente. Durch den schnellen Zugriff auf Ihre Unterlagen, haben Sie jederzeit einen exakten Überblick und finden auf Anhieb das richtige Dokument. Die physikalischen Dateien werden automatisch im richtigen Verzeichnis auf der Festplatte oder im sicheren Tresor abgelegt.  Besonders interessant für Techniker: AXAVIAdms ist auch für den CAD-Einsatz gerüstet und verfügt über zahlreiche CAD-Plug-Ins.Intuitive Dokumentenablage. Rasches Auffinden von Dokumenten. Optimierte Workflows. AXAVIAdms erleichtert Ihr Management von Dokumenten erheblich. Nutzen Sie das Potenzial von AXAVIAdms um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzutreiben.

Hier finden Sie unsere kostenlose Checkliste mit 10 Tipps zur Auswahl Ihrer perfekten DMS Software.

Intuitive Projekt- und Dokumentenablage

Mit AXAVIAdms können Sie Ihre Dokumente nach Ihren persönlichen Vorlieben ablegen und strukturieren. Durch die starke Orientierung an Windowsgegebenheiten können Dokumente ganz einfach über Vorlagen oder per Drag & Drop aus dem Explorer übernommen werden. Neben der Dokumentenablage in gewohnten Ordnerstrukturen, kann diese auch projektorientiert erfolgen. Der Vorteil daran: Projekte können neben Dokumenten auch andere Elemente, wie Kalkulation, technische Strukturen oder das komplette Projektmanagement enthalten. Somit wird eine nahtlose Verknüpfung zum Dokumentenmanagement geschaffen.

  • Beliebige und frei definierbare Ordnerstruktur
  • Drag & Drop aus dem Explorer
  • Vorlagen zur Standardisierung
  • Projektgruppen und Projekte
  • Projektteam mit Rolle definiert die Zugriffsberechtigung

Information & Klassifikation – Genial für Techniker

AXAVIAdms enthält eine Vielzahl von Dokumenteninformationen. Neben Ersteller und letzte Änderung sind auch spezifische CAD-Informationen enthalten. Ergänzend zur Recherche nach beliebigen Dokumenteigenschaften, können Sie zu jedem Dokument Schlagwörter vergeben über welche die Dokumente jederzeit gefunden werden. Optional zur Suche werden diese Schlagworte in einem Indexbaum dargestellt, damit die Dokumente in einer strukturierten Form gefunden werden.

In technischen Bereichen, insbesondere im Kraftwerksbau, sind spezielle Kennzeichnungsnormen für Dokumente vorgesehen. Die Kennzeichnung nach Anlagen-, Orts- oder KKS-Kennzeichen bedarf einer speziellen Erweiterung. Es wird hier auf die technische Struktur der Anlage zurückgegriffen und so die Integration in die Engineeringdatenbank geschaffen. AXAVIAdms unterstützt einerseits diese Kennzeichnung und verfügt andererseits über eine Implementierung des Kennzeichnungssystems nach DIN 61355.

  • Anlagen- und Ortskennzeichnung
  • KKS-Kennzeichnung
  • DIN 61355

Dokumente prüfen und freigeben

Über definierte Workflows können Dokumente sowohl intern, als auch extern überprüft und freigegeben werden. Für das Änderungs- und Freigabewesen steht ein mehrstufiger Freigabeprozess zur Verfügung, der in der Standardkonfiguration zweistufig (Prüfung und Freigabe) ist. Es wird, in Verbindung mit dem Login, der entsprechende Benutzer mit Prüf- und Freigabedatum eingetragen. Der Objektstatus gibt Ihnen jederzeit Auskunft über den aktuellen Status (In Arbeit, In Prüfung, Freigegeben, Veraltet, …). Nützen Sie den Workflow nicht nur für Dokumente, sondern auch für jede Art von Objekten.

Ab einem bestimmten Stand eines Projektes ist es notwendig alle Änderungen exakt aufzuzeichnen. Insbesondere in der Pharma- oder Chemieindustrie ist eine exakte Reproduzierbarkeit gesetzlich vorgeschrieben. AXAVIAseries protokolliert die wichtigsten Änderungen. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer ein Objekt wann erzeugt und zuletzt geändert hat. Über ein Änderungsprotokoll sind alle Änderungen der Daten, wie z.B.: wer, wann, was geändert hat, exakt dokumentiert und somit jederzeit nachvollziehbar. Wichtige Ereignisse oder Änderungen können überwacht und automatische Benachrichtigungen per E-Mail versandt werden. Es können einzelne Objekte, Objektgruppen oder Statusänderungen protokolliert werden.

  • Workflow für Änderungs- und Freigabewesen
  • Objektstatus kennzeichnet den Zustand eines Objektes
  • Objektstatus beeinflusst die Benutzerrechte
  • Revisionierung zur weiteren Bearbeitung
  • Protokollierung der Änderungen und Zugriff auf die Historie
  • Benachrichtigung bei relevanten Änderungen

Dokumente elektronisch unterschreiben

Elektronische Unterschrift mit Signosign

Die elektronische Unterschrift bringt Ihre händische Unterschrift in die digitale Welt. Mithilfe der handgeschriebenen elektronischen Signatur kann die Prozesskette des digitalen Dokuments von der Erstellung bis hin zur Archivierung ohne Medienbruch realisiert werden.
Die eigenhändige elektronische Unterschrift, die auf einem Unterschriftenpad oder mobilen Gerät mit Stifteingabe geleistet wird, gewinnt immer mehr an Bedeutung. Nur sie allein stellt eine einfache Fortsetzung des herkömmlichen Arbeitsprozesses, das Schreiben einer Unterschrift, in elektronischer Form dar.
Die generelle Sicherheit der Lösung wurde dabei bereits von unabhängigen Prüfinstituten wie z. B. des TÜVs und von vielen namhaften signotec Kunden erfolgreich geprüft und zertifiziert.

Digitale signatur mit a-trust

Mit Hilfe der Digitalen Signatur von a-trust erstellen Sie rechtskonforme digital dignierte PDF Dokumente welche z.B.: zum Versand von Rechnungen via E-Mails verwendet werden können.

Revisionssicheres Archiv mit Graudata Filelock

Der Umgang mit Geschäftsdokumenten unterliegt in Deutschland strengen Regelungen: Nach den Richtlinien des HGB, den GoBD und weiteren steuerrechtlichen sowie handelsrechtlichen Vorgaben sind alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Daten revisionssicher zu archivieren. Eine Unzulänglichkeit kann zu Bußgeldern in Millionenhöhe führen.

Doch die Umsetzung aller Vorgaben stellt Unternehmen jeder Größe vor beachtliche Herausforderungen: Die Sicherstellung von Compliance, Umstellung der IT-Struktur und neue Arbeitsabläufe kosten viel Zeit und Geld. Doch das können Sie sich sparen: FileLock bietet Ihnen eine einfache, flexible und kostengünstige Lösung. Dank WORM-Funktionalität werden neu erstellte Daten automatisch unveränderbar gespeichert. Für den Nutzer ändert sich dabei nichts: Er kann weiterhin wie gewohnt über das Filesystem auf die Daten zugreifen, da sie beliebig oft gelesen werden können. Jegliche Änderungsversuche werden jedoch komplett abgeblockt, zumindest während der eingestellten Retention Time. Erst nach Ablauf dieser Zeit ist es wieder möglich, die Daten zu löschen. So werden unautorisierte Zugriffe auf archivierte Daten ausgeschlossen.

Doch FileLock schützt nicht nur neue Dokumente, auch bestehende Daten können nachträglich revisionssicher archiviert werden. So bietet es eine einfache Lösung, um Daten revisionssicher zu schützen, ohne in bestehende Systeme und Prozesse einzugreifen. Die FileLock-Software läuft sowohl auf Standard-Windows-Servern als auch auf einer virtuellen Maschine und ist entsprechend Ihrer Systemanforderungen individuell skalierbar.

Dokumentenvorschau mit AXAVIA Brava Viewer

Zur schnellen Vorschau von Dokumente in unterschiedlichsten Formaten ist der AXAVIA Brava Viewer perfekt geeignet. Neben dem reinen Viewing stehen viele weitere Funktionalitäten zur Verfügung.

  • Lesen einer Vielzahl von Dateiformaten
  • Suchen im Dokument
  • Drehen, spiegeln, zoomen, …
  • Messen mit Kalibierfunktion
  • Markup bzw. Rotmarkierung
  • Vergleichen von Dateiversionen
  • Drucken und plotten ohne CAD
  • Wasserzeichen

Digitale Zusammenarbeit – immer am gleichen Informationsstand

Ein wesentlicher Aspekt der Digitalisierung ist, dass Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Dokumente haben. Mit dem WEB Portal von AXAVIA stehen Ihre Dokumente auch auf Ihren mobilen Endgeräten wie Handy oder Tablet zur Verfügung.
Arbeiten Sie mit Ihren Partnern auch außerhalb Ihrer Organisation zusammen und binden Sie diese in Ihre Arbeitsprozesse ein.
Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten Ihre digitale Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.

  • Zugriff auf freigegebene Dokumente im WEB
  • Bearbeitung und Revisionierung der Dokumente
  • Prüfung und Freigabe über WEB
  • Voransicht mit Markup
  • Digitale Unterschrift

Zahlreiche Kunden vertrauen auf AXAVIA

Jetzt mehr über die smarten Features von AXAVIAsam erfahren.