Prozessoptimierung durch Software – ist das möglich?

Das Ziel vieler Softwareeinführungen ist Unternehmensprozesse zu optimieren. Die Frage die sich dabei stellt: „Ist eine Software im Stande Prozesse und Workflows zu verbessern?“
Auch in der heutigen, digitalisierten Welt arbeiten viele Unternehmen hauptsächlich mit Office-Programmen, um die täglichen Anforderungen abzuarbeiten. Kontakte werden mit einem E-Mailprogramm verwaltet, Angebote, Aufträge und Lieferscheine werden in einem Textverarbeitungsprogramm erstellt und Kalkulationen in einem Kalkulationsprogramm. Es befinden sich auch viele selbstprogrammierte Softwareprogramme auf Access-Basis auf den Servern vieler Firmen.
Für manche mag das der richtige Weg sein, jedoch ist in vielen Fällen der Bearbeitungsaufwand sehr hoch und die Fehleranfälligkeit nicht außer acht zu lassen. Gerade wenn Unternehmen schnell wachsen entstehen oft Probleme.

Die Frage die sich dabei stellt: „Ist eine Software im Stande Prozesse und Workflows zu verbessern?“

Neue Software – keine Probleme mehr?
In einer immer schnelleren Welt wird daher ständig nach Wegen gesucht Unternehmensprozesse zu optimieren. Was oft als eine schelle CRM-Einführung zur Unterstützung des Vertriebs, geplant ist, wird häufig zu einer never-ending-story, da nicht die Effekte erzielt werden die man sich erhofft hat. Das Resultat davon sind weder optimierte Prozesse noch die Akzeptanz der Mitarbeiter. Die neue Software wird abgelehnt und die Situation hat sich nicht verbessert.
Kann man durch Software Unternehmensprozesse optimieren?

Ziele, Analyse, Auswahl, Plan

Generell kann gesagt werden, dass eine Software, egal welche, immer nur ein Werkzeug ist. Prozesse werden nicht automatisch verbessert, wenn man mit einer neuen Software arbeitet.
Wenn man sich dazu entschließt eine neue Software anzuschaffen, entscheiden viele Faktoren darüber, ob das Projekt gelingt.
Zunächst muss man sich darüber Gedanken machen, was man mit der Softwareumstellung erreichen will und welche Schritte dazu nötig sind. Die Auswahl des richtigen Anbieters kann durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen. Diese sollte man sich auch nehmen, da es bei einer Softwareeinführung oft um viel Geld geht und man dieses möglichst in die richtige Software investieren sollte. Ist der richtige Anbieter gefunden, soll ein Plan erstellt werden, wie die Prozesse optimiert und wie in der Software abgebildet werden sollen.

Alles auf einmal oder Schritt für Schritt?

Hier kommt es sicher auf die Größe des Unternehmens an und welche Software man sucht. Falls nur der Vertrieb Unterstützung, benötigt reicht oft eine CRM-Software aus. Dasselbe gilt für Abteilungen in großen Konzernen. Will man die Effizienz im Engineering verbessern, wird man sich nicht auf die Suche nach einer ERP-Lösung machen.
Wir bei AXAVIA haben die Erfahrung gemacht, dass, gerade bei großen Firmen, mit einer Abteilung begonnen wird und danach Schritt für Schritt weitere Abteilungen hinzukommen. Da wir eine modulare Software anbieten, ist das auch kein Problem und eine gute Variante.
Wenn eine Softwareumstellung oder Einführung gut durchdacht ist, Unternehmen und Softwareanbieter genügend Ressourcen dafür aufwenden und die Einführung gut geplant wird, ist es durchaus möglich mit einer neuen Software als Werkzeug seine Unternehmensprozesse zu optimieren.

Neben den üblichen Vorteilen mit einer angepassten Software zu arbeiten bietet sich, vor allem bei einer Systemumstellung, auch die Möglichkeit sich Gedanken über die Unternehmensprozesse zu machen und sie gegebenenfalls zu optimieren.

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Autor: Bruno Handler (AXAVIA Software GmbH – Marketing & Sales)